Persónuverndarstefna Golfklúbbs Vatnsleysustrandar (GVS)
Með persónuverndarstefnu eru veittar upplýsingar um hvernig Golfklúbbur Vatnsleysustrandar (GVS), kt. 530892-2559, með aðsetur að Kálfatjörn, 191 Vogum, vinnur persónuupplýsingar meðlima sinna sem nota vefsíðu sérsambandsins, www.golf.is og mitt.golf.is. Öll vinnsla persónuupplýsinga fer fram í samræmi við gildandi persónuverndarlög á hverjum tíma.
Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, það er upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi. Persónuverndarstefna þessi tekur ekki til lögaðila. Persónuupplýsingar geta til dæmis verið nafn, kennitala, símanúmer, netfang, andlitsmynd, IP-tala, upplýsingar um skráða forgjöf, rástíma og úrslit í mótum einstaklings. GVS telst vera ábyrgðaraðili í skilningi laganna og ber samkvæmt því ábyrgð á því hvernig persónuupplýsingar eru unnar í starfseminni. Persónuverndarstefnan er aðgengileg á heimasíðu GVS.
Hvaða persónuupplýsingum safnar GVS?
GVS vinnur meðal annars persónuupplýsingar um eftirfarandi flokka einstaklinga:
- Starfsumsækjendur
- Starfsmenn
- Félagsmenn
- Iðkendur
- Keppendur
- Viðskiptamenn (t.d. birgja, verktaka o.s.frv.)
Eðli og magn upplýsinga sem safnað er fer eftir því um hvaða einstaklinga er að ræða. Ólíkum upplýsingum er safnað á milli flokka einstaklinga. Dæmi um flokka persónuupplýsinga og upplýsingar sem unnar eru:
- Starfsumsækjendaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, fyrri störf og menntun, kunnátta og fleiri upplýsingar í tengslum við starfsumsóknir.
- Starfsmannaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, mynd, lögheimili, sími, netfang, starfsheiti, bankareikningur og fleira. Við kunnum einnig að vinna viðkvæmar persónuupplýsingar um starfsmenn, eins og heilsufarsupplýsingar vegna veikinda og upplýsingar um stéttarfélagsaðild.
- Félagsmanna- eða iðkendaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, netfang, hlutverk í hreyfingu.
- Upplýsingar um keppendur, svo sem nafn, kennitala, kyn, íþróttagrein, árangur, heiti móts, tegund móts.
- Viðskiptamannaupplýsingar, svo sem nafn, netfang, tengsl við fyrirtæki, símanúmer, starfsheiti og samskiptasaga.
Ekki er um tæmandi upptalningu að ræða, en persónuupplýsingar sem unnar eru koma öllu jafna beint frá skráðum einstaklingi. Þær geta þó einnig komið frá þriðja aðila eins og innheimtukerfi sem félagið notast við eða Golfbox kerfinu. GVS hefur ávallt í huga meginreglur persónuréttar við vinnslu persónuupplýsinga. Þessar reglur fela meðal annars í sér að persónuupplýsingar séu:
- Áreiðanlegar og uppfærðar reglulega,
- unnar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti,
- fengnar í skýrt tilgreindum og málefnalegum tilgangi,
- unnar af hófsemi og miðast við tilgang söfnunar,
- varðveittar með öruggum hætti og ekki lengur en þörf er á,
- unnar þannig að viðeigandi öryggi persónuupplýsinganna sé tryggt.
Leitast er við að öll vinnsla persónuupplýsinga sé viðhöfð með hliðsjón af meginreglunum þannig að tryggja megi réttindi einstaklinga sem best.
Hvernig notar GVS persónuupplýsingar?
GVS vinnur persónuupplýsingar í þágu starfseminnar, einkum um félagsmenn og iðkendur sem gerast aðilar að GVS. Einnig í markaðstilgangi, til dæmis þegar send eru fréttabréf eða markpósta. Þá er byggt á upphaflegu samþykki einstaklings sem um ræðir.
Upplýsingar geta einnig verið unnar á grundvelli lögmætra hagsmuna, einkum þegar upplýsingar eru skráðar í gagnagrunninn Felix sem er gagnagrunnur á vegum ÍSÍ. Lögmætir hagsmunir okkar felast þá einkum í að halda utanum upplýsingar um meðlimi klúbbsins í því skyni að tryggja að þeir geti viðhaldið réttindum sem fylgja því að vera meðlimir. Einnig eru unnar persónuupplýsingar á grundvelli lögmætra hagsmuna vegna myndavélaeftirlits í öryggis- og eignavörslutilgangi. Í slíkum tilvikum fullvissum við okkur um það að grundvallarréttindi og frelsi skráðra einstaklinga vegur ekki þyngra en okkar hagsmunir af því að vinna upplýsingarnar.
Í sumum tilvikum eru unnar persónuupplýsingar einstaklinga á grundvelli samningssambands. Það á einkum við um starfsumsækjendur, starfsmenn, viðskiptamenn, birgja og verktaka. Það getur einnig verið í þeim tilgangi að koma slíku samningssambandi á. Einnig gæti þurft að vinna persónuupplýsingar um keppendur á grundvelli samnings eða skráningar þeirra í mót á vegum klúbbsins.
Þá fer vinnsla fram til að uppfylla lagaskyldu sem hvílir á okkur, svo sem í tengslum við útgreiðslu launatengdra gjalda, samkvæmt vinnuréttarlöggjöf eða á grundvelli jafnréttislaga, svo sem þegar við skráum upplýsingar um kyn félagsmanna.
Viðkvæmar persónuupplýsingar eru einkum unnar um starfsmenn á grundvelli samnings, lagaskyldu eða kjarasamninga. Í þeim tilvikum höfum við gert viðeigandi verndarráðstafanir í samræmi við gerðar kröfur.
Miðlun persónuupplýsinga
Almennt miðlum við ekki persónuupplýsingum einstaklinga sem eru skráðir hjá okkur. GVS kann þó að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila við ákveðnar aðstæður. Til dæmis getur verið um að ræða þjónustuaðila eða verktaka sem veita ákveðna þjónustu, eins og bókhald og tölvuþjónustu. Getur þá verið nauðsynlegt að veita slíkum aðila aðgang að persónuupplýsingum þannig að hann geti þjónustað GVS.
Þegar slíkir aðilar hafa aðgang að persónuupplýsingum vegna eðli þjónustunnar sem um ræðir tryggir GVS að aðeins séu afhentar persónuupplýsingar sem eru nauðsynlegar og um ábyrga vinnsluaðila sé að ræða sem bjóða upp á þjónustu sem uppfyllir skilyrði persónuverndarlaga, m.a. með tilliti til öryggis persónuupplýsinga.
Öryggi persónuupplýsinga
Áhersla er lögð á öryggi persónuupplýsinga hjá GVS. Verði öryggisbrestur sem varðar persónuupplýsingar og hefur í för með sér áhættu fyrir skráða einstaklinga mun GVS tilkynna slíkt án ótilhlýðilegra tafa til Persónuverndar. Í ákveðnum tilfellum ber GVS einnig að tilkynna skráðum einstaklingum um öryggisbresti. Framkvæmdastjóri GVS annast slíkar tilkynningar í samráði við formann stjórnar GVS.
Geymsla og eyðing
GVS geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegt er til að uppfylla tilgang vinnslunnar sem um ræðir nema lengri geymslutíma sé krafist eða hann leyfður samkvæmt lögum. Að þeim tíma liðnum er upplýsingum eytt.
Upplýsingar sem skráðar eru um einstaklinga í gagnagrunninn Felix, svo sem nafn og heimilisfang eru geymdar ótímabundið í gagnagrunninum á grundvelli lögmætra hagsmuna vegna aðildar þessara einstaklinga að GVS.
Sé möguleiki á því að þörf verði fyrir persónuupplýsingar síðar til að uppfylla lagaskyldu eða vegna lögmætra hagsmuna, mun GVS varðveita þær persónuupplýsingar með eins öruggum hætti og nauðsyn ber til þangað til ekki er lengur þörf á upplýsingunum.
Réttindi skráðra einstaklinga
Persónuverndarlög veita þér ákveðin réttindi í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga þinna, sem þó eru háð nokkrum takmörkunum og undantekningum. Nauðsynlegt er að sanna á sér deili áður en slíkra réttinda er krafist. Slík réttindi eru meðal annars: 1) réttur til að fá upplýsingar, 2) réttur til leiðréttinga og réttur til eyðingar, 3) réttur til takmörkunar á vinnslu og til andmæla, 4) réttur til að flytja eigin gögn, 5) réttur til að afturkalla samþykki, 6) réttur til að leggja fram kvörtun til eftirlitsyfirvalds (www.personuvernd.is). Einstaklingar geta óskað eftir upplýsingum um vinnslu GVS og einnig geta þeir óskað eftir því að nýta önnur réttindi með því að senda skriflega fyrirspurn á netfangið gvsgolf@gmail.com.
Samskipti við GVS og Persónuvernd
Fyrirspurnum vegna persónuverndarmála GVS er unnt að beina á netfangið gvsgolf@gmail.com. Komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga hjá GVS er unnt að senda kvörtun til Persónuverndar. Upplýsingar um hvernig hafa má samband við Persónuvernd má finna á heimasíðu Persónuverndar, www.personuvernd.is.
Breytingar
Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu nýrrar útgáfu persónuverndarstefnunnar á heimasíðu GVS, www.gvsgolf.is
Samþykkt í stjórn Golfklúbbs Vatnsleysustrandar 10. ágúst 2023.